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adozione del fascicolo digitale presso la Procura della Repubblica di Bolzano

Oggetto: adozione del fascicolo digitale presso la Procura della Repubblica di Bolzano

 

 PREMESSA

                 In data 24 ottobre 2019 si è svolto un incontro con il Procuratore Aggiunto Dr. Axel Bisignano per confrontarsi sull’adozione del fascicolo digitale in materia penale.

                Infatti, anche la Procura della Repubblica di Bolzano ha adottato il software denominato TIAP – DOCUMENT@ che il sistema attualmente già in uso in molte Procure d’Italia.

                Per quanto concerne Bolzano, in una prima fase saranno oggetto di digitalizzazione i fascicoli per i reati di cui agli artt. 186 e 187 C.d.S. (guida in stato di ebbrezza e sotto l’influsso di sostanze psicotrope) gestiti dalla segretaria del Dott. Bramante.

                Questa fase partirà con il 1° novembre 2019 ed avrà ad oggetto tutti i fascicoli di nuova iscrizione e tutti quelli già iscritti che siano stati digitalizzati.

                Tutti gli atti contenuti nel fascicolo del PM saranno oggetto di digitalizzazione, purchè trasformabili in file pdf (restano quindi esclusi files audio e video, corpi di reato ed eventuali files in formato diverso che non siano stati convertiti in pdf).

                Progressivamente, anche altri fascicoli saranno oggetto di digitalizzazione, secondo tempi e modi ancora non stabiliti e dipendenti dall’esito della prima fase di sperimentazione.

 

CONSEGUENZE PER GLI AVVOCATI – PROCEDURA DA SEGUIRE

 Essendo il fascicolo “digitalizzato”, non sarà più possibile la sua consultazione cartacea (di fatto non esisterà neppure più un doppione cartaceo).

Dunque, il difensore e suoi eventuali collaboratori di studio che intendano prendere visione ed estrarre copia di un fascicolo digitalizzato dovranno:

  1.  rivolgersi alla segreteria generale (così come avviene oggi) e compilare un apposito modulo;

  2. farsi consegnare un foglio contenente la password per l’accesso a quello specifico fascicolo dall’addetto alla segreteria. N.B.: la password è valida per un unico accesso ad un solo fascicolo.

  3. recarsi alla stanza 237 (a fianco della segreteria generale) ove è presente una postazione ad uso esclusivo di consultazione fascicoli digitalizzati ed inserire la password nell’apposita maschera;

  4. visualizzare il fascicolo contenente tutti gli atti del procedimento e, nel caso ne volesse copia, inserire nell’apposita “vaschetta” tutti i documenti di interesse (sostanzialmente viene formalizzata la richiesta copie);

  5. al termine, decidere se le copie dovranno essere consegnate in forma digitale o cartacea e compilare l’apposita maschera. Quindi, stampare la richiesta di copia, che sarà disponibile sulla stampante posta nel medesimo locale;

  6. consegnare la richiesta all’operatore posto nella stessa stanza unitamente all’importo dovuto in marche da bollo per diritti di copia, che sarà calcolato dall’applicativo e apparirà sul modulo di richiesta copie;

  7. nel caso di richiesta di copie digitali, consegnare una chiavetta USB all’operatore il quale caricherà in tempo reale sulla stessa una cartella contenente i files

 

        AUTORIZZAZIONE ALLA VISIBILITA’

Per la visione / copia del fascicolo digitalizzato valgono le medesime regole e buone prassi già oggi in uso per i fascicoli cartacei.

Tuttavia, l’accesso al fascicolo digitalizzato è possibile soltanto se il difensore risulta essere stato inserito nel software Tiap-Document@ che, tuttavia, non è sincronizzato con il sistema SICP.

Per tale ragione si è convenuto con la Procura che il nominativo del difensore sia inserito a prescindere dalla richiesta di visione / copia:

  1. al momento del deposito della nomina (il che ovviamente non autorizza la visione se le indagini non sono concluse e non vi è l’autorizzazione del PM)

  2. al momento della notifica dell’avviso ex art. 415 bis

Nell’ipotesi in cui venga depositata una nomina e sia contestualmente richiesta la visione, l’addetto di regola contatterà la segreteria interessata per l’immediato inserimento del nominativo e abilitare così la generazione della password necessaria all’accesso; in via eccezionale, qualora ciò non risultasse possibile (assenza di personale, personale impegnato in altri compiti ecc.) il nominativo sarà comunque inserito entro il giorno stesso (conseguentemente la visione sarà senz’altro possibile il giorno successivo).

Ovviamente se non è stato ancora emesso l’avviso ex art. 415 bis occorrerà previamente ottenere il consenso del PM titolare alla visione del fascicolo.

 

RILASCIO ED UTILIZZO DELLA PASSWORD

La password viene formalmente rilasciata al difensore nominato, il quale è ovviamente responsabile del comportamento dei propri collaboratori.

La password è relativa ad un determinato fascicolo, per cui nell’ipotesi in cui si volessero consultare più fascicoli occorrerà farsi rilasciare, anche contestualmente, una password per ogni fascicolo.

La password consente un unico accesso al fascicolo e una volta immessa non può essere riutilizzata; conseguentemente il difensore avrà cura di non uscire dall’applicativo prima di aver terminato la visione e, in caso, la scelta dei documenti di cui intende ottenere copia con stampa della relativa richiesta.

Anche nell’ipotesi in cui si volesse la copia integrale del fascicolo è necessario seguire la procedura descritta.

Ovviamente è possibile ottenere una nuova password per la consultazione del medesimo fascicolo, qualora necessario.

 

RILASCIO DELLE COPIE DIGITALI - CARTACEE

Disposizioni comuni.

Selezionare i documenti di interesse e caricarli nel carrello, anche a più riprese.

Al termine della selezione nella fase di stampa del modulo di richiesta scegliere il formato; in tale maschera è altresì possibile specificare l’eventuale esenzione per ammissione al PSS.

 

Copie digitali

Come noto le copie digitali costano circa un terzo in meno rispetto a quelle cartacee; inoltre non si paga l’urgenza e si ottengono in tempo reale.

A tal fine ogni difensore dovrà consegnare all’addetto una chiavetta USB nella quale verrà copiata la cartella contenente i files generati dal sistema.

Si raccomanda di dedicare una o più chiavette USB esclusivamente per questo scopo, al fine di ridurre il rischio di contagio e diffusione di virus tramite le stesse.

 

Copie cartacee

Il rilascio delle copie cartacee è gravato di un costo maggiorato del 50% rispetto a quelle digitali e tale importo viene triplicato in caso di urgenza.

Il modulo di richiesta va consegnato all’operatore.

Come avviene oggi al momento del ritiro delle copie andranno consegnate anche le relative marche da bollo.

 Per qualsiasi ulteriore informazione sul funzionamento dell’applicativo è possibile consultare il manuale dell’applicativo TIAP- DOCUMENT@ che trovate allegato alla presente mail e che sarà pubblicato sul sito internet del Consiglio dell’Ordine e della Camera Penale di Bolzano.